2020年4月1日に施行された民法改正で、身元保証書を求める場合に『損害賠償の上限額の設定』が必須になってから2年が経ちました。
今回は【改正後の身元保証書】についてご説明いたしますので、「まだ改正に対応していない…」場合は、ぜひ確認してみてください。
まずは身元保証書とはどのようなものか、見ていきましょう。
身元保証書とは…
【身元保証書】は、入社時に提出する一般的な書類です。身元保証人が「社員の身元を保証」し、社員が故意または過失によって企業に損害を与えたときに「身元保証人が本人とともに連帯して賠償責任を負う」ことを明記したものです。
企業の損害としては、
『企業の金銭を横領していた』
『企業の設備や備品を破損または紛失させた』
『災害や事故を発生させた』
『企業が管理している個人情報を漏洩させた』
などが考えられます。
このような損害が起きたときに、身元保証書があれば企業は身元保証人に対して損害賠償を求めることができます。
身元保証契約の有効期間は、
● 期間の記載がなければ 「3年間」
● 期間の記載があっても 「最長5年間」
5年を超える有効期間を定めている場合は、5年を超えると契約が無効となりますので、以降は改めて契約を締結する必要があります。
有効期間中に、勤務態度に問題がなくトラブルが起こらなければ契約の更新をしないことも考えられます。
民法改正でどう変わった？！～賠償の上限額はどう決める？～
民法改正の目的は、損害賠償に上限額を設けて、「保証人の責任を限度額までに限定して保証人を保護しよう」とするものです。
民法改正により、身元保証書の損害賠償の上限額の記載が義務付けられました。改正後は、身元保証書に上限額が記載されていなければ、身元保証契約そのものが無効となってしまいます。
2020年4月1日以降に締結した契約について適用されるため、2020年3月31日以前の身元保証書については、上限額の記載が無くとも無効となりません。
～賠償の上限額はどう決める？～
では、上限額は具体的にどう決めたらよいのでしょうか？
上限額は法律で決まっていませんので、企業が自由に決めることが出来ます。
◆上限額が高額だと、不正を行う可能性は低くなるが、身元保証人の選定が難しくなる
◆上限額が少額だと、身元保証人の選定は容易だが、企業が被った損害が十分に補填されない
そのため、「社員の年収」や業種、業務内容による「予想される会社が被る損害額」などを勘案して、支払いが可能で、かつ少額すぎない、適切な金額を具体的に、
例えば、「200万円」など、設定しましょう。
異動や昇進で「業務内容などに変更が生じた場合」は、上限額を変更するか検討する必要が生じます。
身元保証人はだれにする？
身元保証人は、社員の「両親のいずれか」や、「配偶者、兄弟姉妹、祖父母、叔母や叔父などの親族」であることが多いですが、「知人などの親族以外」でも問題はありません。
身元保証人の資格や要件として、
・「独立生計を営むもの」（社員と生計が同一の配偶者などは身元保証人としては余り役に立たないため）
・「○親等内の親族」（近年のメンタル不調の増加を考えると、身元保証人に協力を求めるケースも想定されるため）
・「成人していること」
・欠格事由として、「破産」「海外居住」「他の社員」
などを設定しましょう。
また身元保証人の人数は、念のため【2名】としておくことをお勧めします。
【2名】が父と母だと意味がありませんので、「それぞれ独立生計を営むもの」としておきましょう。また親族以外が保証人の場合は、あえて争わずに全額を支払うことも考えられますので、親族1名と親族以外1名だと、メリットが大きい場合があります。
どうする？身元保証書はもらうべき？
身元保証人の条件に合う人がいなかったり、損害賠償の上限額が高額なことを敬遠して入社を辞退してしまうといった『デメリット』もあります。
そのため、身元保証制度そのものをやめることも考えられます。
しかし、身元保証書は、「社員に仕事への責任の自覚」を促したり、「緊急連絡先を確保」するためにも決してムダなものとは言えません。無断欠勤で音信不通になったときに身元保証人に状況を確認することもできますので、緊急連絡先を確保するために身元保証書を提出してもらう企業もあります。
制度をやめるときでも緊急時に連絡が取れるように、
「緊急連絡先を提出」してもらうなどの対応をしておくとよいでしょう。
■ 正しい知識を持って、自社での身元保証書の提出の必要性や目的について再考し、運用のチェックを行いましょう。
社会保険労務士 Taga
