ハラスメント相談窓口を社内に設置する際に留意するポイント

パワーハラスメント防止措置の義務化により、全企業を対象に、セクシュアルハラスメントだけでなく、パワーハラスメントに関しても相談窓口の設置が義務付けられました。

従業員から信頼され、相談しやすい内部相談窓口にするためには、どのような点に気を付けたらよいのでしょうか。

1.相談体制の整備

職場におけるパワーハラスメントやセクシュアルハラスメント、マタニティハラスメント等を防止するために、事業主が雇用管理上講ずべき措置の一つとして、「相談（苦情を含む）に応じ、適切に対応するために必要な体制の整備」が定められています。

その具体的な内容は、以下の通りです。

①相談窓口をあらかじめ定め、労働者に周知すること。
②相談窓口担当者が、相談内容や状況に応じ、適切に対応できるようにすること。

重要なのは、窓口を形式的に設けるのではなく、「実質的な対応が可能な窓口」を設けることです。

相談窓口がうまく機能していないと気付かぬうちに問題が大きくなってしまったり、相談対応を間違えると職場環境の悪化にもつながりかねません。従業員ができるだけ初期の段階で気軽に相談できるような相談窓口の設置を心掛けましょう。

また、セクシュアルハラスメントとパワーハラスメント、セクシュアルハラスメントとマタニティハラスメントなど、いくつかのハラスメントが複合的に発生していることも多いため、厚生労働省の指針では、ハラスメントの種類を問わず、一元的に相談に応じることのできる体制を整えることが望ましいとされています。

2.相談窓口の種類

相談窓口は、企業がその内部に設置する「内部相談窓口」と、弁護士等の外部に委託する「外部相談窓口」の二つに区分されます。

【内部相談窓口の設置例】

・管理職や従業員をハラスメント相談員として選任して相談対応
・人事労務担当部門
・コンプライアンス担当部門/監査部門/人権（啓発）部門/法務部門
・社内の診察機関、産業医、カウンセラー
・労働組合

【外部相談窓口の設置例】

・弁護士や社会保険労務士の事務所
・ハラスメント対策のコンサルティング会社
・メンタルヘルス、健康相談、ハラスメントなど相談窓口の代行を専門に行っている企業（厚生労働省「パワーハラスメント対策導入マニュアル（第4版）」より）

内部相談窓口と外部相談窓口のうち、いずれか一方を設置していれば問題はありませんが、窓口が複数用意されているほうが従業員側の選択肢も増え、より相談をしやすくなるでしょう。

3.内部相談窓口を設置する場合のポイント

（１）相談窓口の担当部門と担当者

相談窓口担当部門や担当者の選任については、従業員が抵抗感なく相談窓口を利用できるかどうかという観点から検討するとよいでしょう。
担当者が役員や部長といった上位の役職者の場合、相談しづらいということもあります。
また、様々な年齢・役職の従業員から相談がなされる可能性があるため、相談窓口担当者は男女とも含めた複数の担当者を配置することが望ましいです。

（２）相談方法

相談方法は、面談に限定せず、電話や手紙、メール、社内チャットツール等、複数の方法で受けられる体制にしておくのがよいです。

また、ポスターやリーフレット、研修資料などを使用し、従業員に対して相談窓口担当者や相談方法を定期的に周知することも大切です。名刺サイズの周知用カードを作り、全従業員に配布している企業もあります。

（３）相談窓口担当者の教育・研修

相談窓口担当者が相談に対して適切な対応をするためには、
電話や面談のスキル、ハラスメントの定義や事例、関連法令に関する知識の習得が不可欠です。
最近では、相談窓口担当者を対象とする研修は、対面だけでなく、オンラインでも様々な
団体・機関が開催しているので、それらを活用するとよいでしょう。

（４）相談窓口担当者が担う範囲

相談窓口担当者が一次的な受付と相談概要のヒアリングのみを行うか、もしくは事実関係の調査まで行うかによって、相談窓口担当者の負荷は大きく異なります。

自社の事業規模を鑑み、一定の相談件数が見込まれる場合には、相談窓口担当者は一次的な受付対応を行い、事実関係の調査については別の部署や外部の専門家などに任せる、といった方法も考えられます。

最後に

「まだ相談窓口を設置していない」という企業や、「形式だけの窓口なので再検討の必要がある」という企業もあると思います。今回お伝えしたポイントを踏まえ、自社ではハラスメント相談窓口の内部設置が可能なのか、それとも外部に委託した方がよいのか、内部と外部いずれにも設置するのか、それぞれの企業に合った体制をご検討ください。