「解雇予告通知書ってなに？解雇理由証明書とどう違うの？」
「解雇予告通知書を作成することになったけど、何を記載すれば良いのか分からない」
「もし従業員から受け取りを拒否されたらどうしよう…」
人事労務担当者の方で、このような悩みを抱えていませんか？
解雇予告通知書は、従業員を解雇する際に交付する書類です。
法律上、解雇予告通知書の交付は義務付けられていませんが、後のトラブル防止のために交付は推奨されています。
しかし、実際に解雇予告通知書を交付することになっても、そもそも解雇予告通知書とはどのようなものか、いまいち理解できていない方も多いと思います。
そこで今回は、解雇予告通知書について次の内容を解説します。
- 解雇予告通知書とは
- 記載事項
- 交付方法・受け取りを拒否された場合
解雇手続きの大まかな流れも解説しているので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。
解雇予告通知書とは
解雇予告通知書とは、従業員に解雇を予告するための書類です。
法律上、会社が従業員を解雇する際には、少なくとも解雇日の30日前に解雇の旨を従業員に伝えなくてはいけません。（労働基準法第20条第1項）
これが解雇予告という制度で、解雇予告通知書はその解雇予告を形式化した書類になります。
解雇予告通知書を交付する義務は、法律で定められていません。
しかし、解雇についてのトラブルを防止する観点から、解雇予告通知書を交付することが強く推奨されています。
実際に解雇予告通知書を作成する際は、要所を押さえてきっちりと作成する必要があります。
また、解雇は会社からの一方的な意思表示であり、従業員が不満を持つことも少なくありません。
そのため、後に裁判で無効とされないように、慎重かつ適正に進めることが重要です。
解雇理由証明書との違い
解雇理由証明書は、従業員を解雇する理由を説明するための書類です。
言葉が似ていて混同されがちですが、解雇予告を伝える解雇予告通知書とは別の書類です。
解雇理由証明書は、従業員から請求された場合に交付する必要があります。（労働基準法第22条）
解雇通知書との違い
解雇通知書は、従業員に対して解雇する旨を伝える正式な書類です。
解雇理由や取るべき次のステップ、受け取れる報酬や手当等が記載されています。
こちらも解雇予告通知書と酷似していますが別物です。
事前に解雇予告を行うことなく、解雇予告手当を支払った場合等では、解雇予告通知書ではなく解雇通知書を交付することになります。
解雇予告通知書の記載事項
解雇予告通知書の記載事項として、一般的には次の内容が挙げられます。
- 解雇する従業員の名前
- 社名（代表者名を追記することも可能）
- 解雇予告通知書の作成日
- 解雇予定日
- 解雇の意思表示
- 解雇の理由とその根拠となる就業規則の規定
これらの情報を具体的に記載することで、従業員に対して解雇の意思を明確に伝えることができます。
解雇予告通知書の交付方法・受け取りを拒否された場合
解雇予告通知書は、直接手渡して従業員が確実に受け取れるようにすることが適切です。
手渡した場合は、通知書のコピーに受領日とサインを書くことを従業員にお願いしてください。
受領した証がなければ「通知書はもらっていない」等とトラブルに発展する恐れがあるからです。
もし従業員が解雇予告通知書の受け取りを拒否した場合は、内容証明郵便を使用して郵送します。
郵送することで、受領印をもらっていなくても、従業員が通知書を受け取ったことを証明することができます。
もちろん、最初から内容証明郵便を利用しても問題ありません。
解雇予告をしなかった場合の罰則
労働基準法第20条第1項では、解雇日の30日前までに解雇予告をすること、予告をしない場合は30日以上の平均賃金を支払うことが定められています。
この規定に違反した場合は、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が、会社に課せられます。
ただし、特定の従業員に対しては解雇予告をする必要はありません。
- 日々雇入れられる従業員
（ただし、1ヶ月を超えて引き続き使用されたら必要） - 2ヶ月以内の期間で雇用される従業員
（ただし、所定の期間を超えて引き続き使用されたら必要） - 季節的業務に4ヶ月以内で雇用される従業員
（ただし、所定の期間を超えて引き続き使用されたら必要） - 試用期間中の従業員
（ただし、14日を超えて引き続き使用されたら必要）
また、以下のケースで労働基準監督署から解雇予告除外認定を受けた場合、解雇予告は必要ないので罰せられません。
- 災害によって事業の継続が不可能となった
- 従業員が窃盗や経歴詐称等の違反行為をした
解雇手続きの流れを5ステップで解説
従業員の解雇手続きは、一般的に次の流れで行われます。
- 退職勧奨
- 解雇理由の確認
- 解雇予告通知書の作成・交付
- 解雇予告手当の支払い（解雇予告を行わない場合）
- 退職に関する手続き
それぞれのステップを、具体的に解説していきます。
従業員を解雇する前に、まずは退職勧奨をします。
退職勧奨とは、会社が従業員に対して自主的な退職を促すことです。
解雇は法的トラブルに発展するリスクが高いので、まずは退職勧奨を行うことが一般的です。
退職が合意された場合は、従業員に退職届を提出させてください。
ただし、他の従業員が見ている前で退職勧奨を行ったり、従業員の名誉を傷付けるような発言をした場合は、違法な退職勧奨であると判断されます。
従業員が退職勧奨に応じなかった場合、本格的に解雇に向けて動き出します。
最初は、従業員の解雇理由が法律上認められるか確認してください。
客観的に合理的で、社会通念上相当と認められる解雇理由でなければ、会社は不当解雇を行ったと見なされます。
例えば、下記のような解雇理由は不当解雇に該当します。
- 国籍、信条または社会的身分を理由とした解雇
- 労働組合に加入したことを理由とした解雇
- 業務上の負傷・疾病で休業する期間及びその後30日間の解雇
- 育児休業・介護休業制度を利用したことを理由とした解雇等
従業員の解雇理由が法に触れないか、事前に社労士や弁護士に相談することをおすすめします。
解雇理由をまとめたら解雇予告通知書を作成します。
先ほど説明した記載事項を記し、解雇日の30日前までに従業員に交付してください。
解雇予告自体は口頭で行うこともできます。
しかし、書面に残さなければ後々解雇予告が正しく行われたか、従業員と争いになる可能性が高いです。
必ず書面を作成して交付しましょう。
従業員に対し解雇予告を解雇日の30日前までに行わなかった場合、解雇予告手当を支払う必要があります。
支払う金額は、1日分の平均賃金と解雇までの残日数で計算してください。
解雇予告手当＝「平均賃金」×「解雇日までの期間が30日に足りなかった日数」
平均賃金＝「直近の3ヶ月間に支払われた賃金総額」÷「3ヶ月間の日数」
もし即日解雇（解雇日の当日に解雇を言い渡す）をする場合、手当は解雇日当日に支払うことになります。
事前に解雇予告を行った場合は、解雇日までに支払います。
最後は、退職に関する手続きを行います。
従業員を解雇した場合の手続きは、主に以下の通りです。
- 雇用保険資格喪失の手続き（離職票の発行・送付）
- 社会保険資格喪失の手続き（健康保険・厚生年金保険）
- 源泉徴収票の送付
- 住民税の特別徴収の異動届
- 最後の給与の支払い
- 退職金の支払い
また、従業員から解雇理由証明書を請求される場合もあります。
その際はできるだけ早く、請求後2〜3日以内に交付しましょう。
解雇理由証明書の交付については、労働基準法第22条で定められています。
まとめ｜解雇予告通知書はトラブル防止に必要
最後に、本記事のおさらいをしましょう。
- 解雇予告通知書は従業員に解雇を予告するための書類
- 解雇理由証明書や解雇通知書とは異なる
- 交付する際は「直接手渡し」か「郵送」の方法をとる
- 適切に解雇予告を行わなかった場合は、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金となる
今回は解雇予告通知書について解説しました。
繰り返しになりますが、解雇予告通知書は従業員との争いを避けるために重要な書類です。
作成・交付は義務付けられていませんが、必ず書面を残すようにしてください。
また、解雇はトラブルに発展しやすく、場合によっては従業員から訴訟される可能性もあります。
そのような事態を避けるため、従業員の解雇を考えている場合は、できるだけ社労士や弁護士に相談してください。
本記事を掲載している飯田橋事務所も、解雇に関するご相談を受け付けています。
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ご不明な点などがありましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
