労働条件通知書とは？記載事項や交付する際の注意点を解説

「労働条件通知書にはなにを記入すればいいの？」

「記入例を見て参考にしたい」

「正社員とアルバイト、どちらも同じ事項を記入すればいいのかな？」

人事労務担当者の方で、このような悩みを抱えていませんか？

労働条件通知書は、労働者を新たに採用する際に、労働条件を記載して交付する書類です。

作成は法律で義務付けられており、さらに労働者とのトラブルを防ぐために重要なツールなので、誤りなく作成する必要があります。

そこで、今回は次の内容を解説します。

ぜひ最後まで読んで、参考にしてください。

労働条件通知書とは

労働条件通知書は、雇用主が労働者に対して労働条件を記載して交付する書類です。

労働基準法第15条により、雇用主は労働者を採用する際に労働条件を明示する義務があります。

これを労働条件明示義務と言い、その義務を果たすために交付するのが労働条件通知書です。

交付する理由

労働条件通知書を交付する理由は、法律で義務付けられているからだけではありません。

労働条件通知書には労働条件が明示されており、労働者が自身の労働条件を理解するための重要なツールです。

これにより、労使間の誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。

また、労働条件通知書は労働者を不利益な条件から守る役割も果たすので、労働条件通知書の交付はとても大切です。

交付対象者

労働条件通知書の交付対象者は、新たに採用される全ての労働者です。

雇用形態に関係なく、雇用主は全ての労働者に対して労働条件を明示する義務があります。

交付するタイミング

労働条件通知書は、労働者が働き始める前に交付します。

また、労働条件等が変更された場合も、新たな労働条件通知書を作成・交付する必要があります。

交付方法

労働条件通知書の交付方法は、直接書面で交付するのが一般的です。

しかし、2019年4月からはFAXや電子メール、SNS等でも明示が可能になりました。（労働者が希望した場合のみ）

電子メールやSNSで明示する際は、印刷や保存がしやすいように添付ファイルで送ることが望ましいです。

交付しなかった場合の罰則

雇用契約を締結する際に労働条件を明示しなかった場合、30万円以下の罰金に処されます。（労働基準法第119条）

労働条件通知書の記載事項

ここからは、労働条件通知書に記載する事項を紹介します。

記載するべき事項（絶対的明示事項）

以下の事項は「絶対的明示事項」と言い、書面での明示が義務付けられています。（労働基準法第15条）

必ず労働条件通知書に記載してください。

①労働契約期間

労働者の契約期間を明記します。

有期雇用の場合は、契約更新の有無及び契約更新の判断基準、試用期間についても記載してください。

②就業場所

労働者が働く場所（社名・住所）を記載します。

異動がある可能性があれば、その異動先も記載してください。

③業務内容

どのような業務を行うのかを記載します。

業務内容の変更（配置転換）がある場合は、その旨も明記してください。

④始業時刻・終業時刻

始業時刻と終業時刻を記載します。

勤務パターンが複数ある場合は、それらも全て記載してください。（変形労働時間制やシフト勤務等）

⑤所定時間外労働の有無

時間外労働が発生する可能性がある場合、その事実と条件を明記します。

⑥休日や休暇および休憩時間

労働者の休日、休暇、休憩時間を記載します。

勤務パターンが複数ある場合は、それぞれの休憩時間を全て記載してください。

⑦賃金

労働者の給与、計算方法、割増賃金率、給与の締め日、支払日、支払い方法等を明示します。

⑧退職（解雇も含む）

定年制の有無、年齢、手続き、退職予告の期間等を明記します。

また、解雇事由も含まれます。

短時間労働者の通知書に記載すべき事項

以下の事項は、短時間労働者の労働条件通知書に対して記載が義務付けられています。（パートタイム・有期雇用労働法第6条）

アルバイトに労働条件通知書を作成する場合は、これらも忘れずに記載してください。

①昇給の有無

昇給の有無及びその時期、金額等を明示します。

②賞与の有無

賞与の支給の有無及び時期、金額等を記載します。

③退職手当支給の有無

退職手当の有無及びその時期、金額等を明示します。

④相談窓口について

パートタイム労働者向けの相談窓口について、担当部署名や連絡先等を記載します。

規則に応じて記載する事項（相対的明示事項）

以下の事項は「相対的明示事項」と言い、会社の就業規則等で決められている場合は必ず記載します。

①退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払いの方法並びに退職手当の支払いの時期に関する事項

退職手当に関する事項を記載します。

②臨時に支払われる賃金（退職手当を除く）、賞与及びこれらに準ずる賃金並びに最低賃金額に関する事項

臨時に支払われる賃金、賞与等に関する事項を記載します。

③労働者の費用負担が発生するもの

労働者に負担させる食費、作業用品等を明記します。

④安全衛生に関するもの

安全衛生管理の体制や、災害が発生した場合の措置など、安全衛生面での会社の取り組みを記載します。

⑤職業訓練に関するもの

職業訓練の種類、期間、受訓資格等を記載します。

⑥災害補償・業務外の傷病扶助

災害時の補償や、業務外の傷病時の扶助について明記します。

⑦休職

休職に関する事項を明示します。

⑧表彰・制裁

表彰と懲戒の種類、事由、手続きをそれぞれ記載します。

労働条件通知書のテンプレート

出典：一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型）｜厚生労働省

厚生労働省は、労働条件通知書のテンプレートを雇用形態別に公開しています。

また、各都道府県の労働局で記入例を公開している場合もあるので、自社で作成する際は参考にできます。

労働条件通知書を交付する際の3つの注意点

労働条件通知書を交付する際は、3つの注意点があります。

それぞれ解説していきます。

①短期雇用でも交付する

短期雇用の労働者を採用する場合でも、労働条件通知書を交付しなくてはいけません。

契約期間が短くても、労働条件を明示する義務があるからです。

また、アルバイトやパートといった短時間労働者の労働条件通知書には、昇給や賞与の有無等の事項も、書き忘れないように注意しましょう。

②就業規則の内容と一致しているか確認する

労働条件通知書と就業規則の内容が一致しているか、確認することも重要です。

それぞれの内容が一致していなければ、労使間で混乱やトラブルが生じる可能性があります。

例えば、労働条件通知書では労働時間が1日8時間と明記されているのに、就業規則では1日7時間と書かれている場合、どちらが正しいのかと労働者は混乱します。

労働条件通知書を交付する前に、就業規則の内容と相違ないかよく確認しましょう。

③一方的に電子交付しない

先ほども説明したように、2019年からはFAXやSNS等で労働条件を明示することが認められています。

しかし、それはあくまで労働者が希望した場合のみです。

労働者が希望していないにもかかわらず、FAX等のみで明示した場合は、労働基準関係法令の違反となります。

他にも、労働条件通知書を電子的方法で交付する場合は、次の点に留意してください。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

新たに労働者を採用する際、労働条件通知書の後に「雇用契約書」を作成するのが一般的です。

どちらも労働条件を記載しているので混同しがちですが、主に2つの違いがあります。

労働条件通知書は、労働基準法で作成が義務付けられています。

一方、雇用契約書に作成義務はありません。

しかし、労使間の誤解を防ぐために、雇用契約書も作成することが望ましいです。

また、労働条件通知書は会社から労働者に一方的に通知するものなので、労働者の署名・押印は不要です。

対して雇用契約書は労使双方の合意を書面にするものなので、労使両方の署名または押印が必要になります。

それぞれ交付する流れとしては、まず採用面接で内定出しをする段階で労働条件通知書を通知します。

通知された労働条件で内定者が合意すれば、雇用契約書を双方の間で交わすという流れが一般的です。

なお、内定から入社まで期間が短い場合は、労働条件通知書と雇用契約書を兼ねて交付することがあります。

その場合、署名と押印が必要です。

まとめ｜労働条件通知書の記載事項を理解して労働者に交付しよう

それでは最後に、本記事のおさらいをしましょう。

繰り返しになりますが、雇用主には労働者に労働条件を明示する義務があります。

また、労働者が労働条件を理解してスムーズに働けるためのツールでもあるので、作成する際は誤りがないか十分に確認しましょう。

労働条件通知書についてご不明な点がありましたら、お気軽に飯田橋事務所にご相談ください。