「退職推奨ってなに？解雇とは違うの？」
「トラブルが起きないように、退職推奨の進め方を教えてほしい」
「従業員が応じなかったら、どう対処すればいいの？」
人事労務担当者の方で、このような悩みを抱えていませんか？
退職推奨とは、従業員に対して自発的な退職を促すことです。
業績不振や会社方針の変更などといった理由で行われることがあります。
実際に、自社でも同じような理由で、退職勧奨を検討している担当者の方もいるのではないでしょうか？
しかし、退職勧奨について正しく理解していないと、法的に問題となる可能性があります。
そこで今回は、退職勧奨を正しく行えるように、退職勧奨について次の内容を解説します。
- 退職勧奨とは
- 解雇との違い
- メリットとデメリット
- 具体的な進め方
- 退職に応じなかった場合の対処法
- 退職勧奨を行うときの注意点
ぜひ最後までご覧ください。
退職勧奨とは従業員に退職を勧める行為
退職勧奨（別名：退職勧告）は、会社側が従業員に対して退職を勧める行為です。
この退職勧奨に強制力はなく、従業員の合意が前提となります。
従業員に退職する意思がなければ退職させられません。
退職勧奨を行う理由は多岐にわたりますが、以下のものが主な理由となります。
- 業績不振
- スキル・能力の不一致
- 会社方針の変更
- 人間関係
- 法的・倫理的問題
退職勧奨と解雇の違い
先ほども説明したように、退職勧奨は自発的な退職を促すものです。
退職の提案を受け入れるかは従業員の自由になります。
一方、解雇は会社が一方的に雇用契約を終了するものです。
従業員が受け入れなくても、基本的に退職させることができます。
このように、退職勧奨と解雇はその性質が大きく異なっています。
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退職勧奨のメリット｜法的リスクが少ない
退職勧奨の大きなメリットは、法的リスクが少ないことです。
解雇には厳格な法的基準が存在するため、不当解雇と判断されると損害賠償などのリスクがあります。
一方、退職勧奨は自主的なものなので、合意の上で行われるため、法的リスクが少ないです。
法的リスクを避けたい会社にとって、退職勧奨は有効な選択となります。
退職勧奨のデメリット｜同意がないと退職させられない
退職勧奨のデメリットは、従業員の同意がないと退職させられないことです。
退職勧奨はその名の通り「勧奨」なので、従業員が受け入れない場合は効果がありません。
例えば、人員削減が必要な場合に退職勧奨を行っても、希望者数が目標数に届かず、結果として業績回復に遅れが生じる場合があります。
このように、退職勧奨は従業員の同意に依存するため、会社の意図する結果を得られない可能性があります。
退職勧奨の具体的な進め方を7ステップで解説
法的リスクが少ない退職勧奨も、進め方によっては従業員の信頼を失ったり、「退職強要」となりトラブルにつながってしまう恐れがあります。
実際に退職勧奨を行う場合は、以下のステップを参考にして慎重に進めてください。
- 退職勧奨の方針を事前に決定・共有しておく
- 退職勧奨を行う理由をまとめる
- 従業員に退職してほしい旨を伝える
- 回答期限を伝える
- 退職を拒否されたら一度中断する
- 退職を受容されたら退職時期などを話し合う
- 退職合意書を締結する
詳しく解説していきます。
退職勧奨を実施する前に、その方針や目的をしっかり社内で共有しておくことが重要です。
あらかじめ方針を共有しておくことで、不必要な混乱や不信感を避けることができます。
従業員に退職してほしい旨を伝える前に、どうして退職勧奨を行うのか、その理由をまとめておきます。
退職勧奨の背景や必要性を理解することで、従業員が納得しやすくなります。
面談を開き、従業員に対して退職勧奨の意向を慎重に伝えます。
むやみに勧奨するのではなく、組織の状況や従業員の将来を考慮して伝えることが、信頼関係を保つ上でとても重要です。
退職勧奨の意向を伝えたら「〇日までに返事をしてほしい」と回答期限を設けます。
期限を設けることで、従業員に対するプレッシャーを避け、冷静な判断を促すことができます。
退職勧奨を受け入れない従業員がいた場合、一度勧奨を中断し、再考する時間を取りましょう。
一度中断することで、新たな対策や方針の見直しをする時間をもつことができます。
強制的な勧奨は違法になり、労使紛争に発展する可能性があるので、十分注意してください。
退職勧奨を受け入れた従業員とは、退職日や引き継ぎの方法、有給休暇の消化などを具体的に話し合います。
十分な話し合いは、後のトラブルや誤解を防ぐために必要です。
両者の納得のいく形で進めることが、円滑な退職手続きの鍵となります。
条件などについて話し合ったら、退職合意書を締結します。
合意がない場合は強制的な退職とみなされる恐れがあるため、合意書の作成は非常に重要です。
合意書には、次の内容を記載してください。
- 退職日
- 合意退職の確認
- 退職理由
- 退職日までの出勤の要否
- 退職時の金銭交付
- 私物・貸与品の扱い
- 守秘義務
- 口外禁止、誹謗中傷の禁止
- 精算条項
最終的には、双方が合意内容に納得して署名・捺印することで、退職勧奨の合意書が完成します。
合意書の作成に際しては、法的知識を持つ専門家（例：社労士、弁護士）のアドバイスを受けることをおすすめします。
なお、退職合意書を締結した場合は、退職届を提出させる必要はありません。
退職勧奨に応じない場合の4つの対処法
従業員が退職勧奨に応じなかった場合、どのように対応すればいいのでしょうか。
主に4つの方法があります。
- 退職金や解決金を上乗せする
- 再就職支援をする
- 弁護士や社労士に相談する
- 解雇を検討する
ひとつずつ解説していきます。
①退職金や解決金を上乗せする
従業員が退職勧奨に応じない場合、退職金や解決金の額を増額することで、合意に至る可能性が高まります。
退職金や解決金は、雇用関係の終了に際しての補償金です。
その額が増えることで、従業員が退職を受け入れやすくなります。
②再就職支援をする
再就職支援をすることで、従業員は退職勧奨に応じやすくなります。
再就職がスムーズにいく見込みがある場合、従業員は退職をより前向きに考える可能性が高いからです。
このような支援は、専門の再就職支援会社だけでなく、自治体やハローワークでも行われています。
従業員が退職を受け入れなかった際は、こうした機関と連携を取ることも検討しましょう。
③社労士や弁護士に相談する
退職勧奨に応じない場合、法的なアドバイスを得るために、社労士や弁護士に相談することも得策です。
退職勧奨や解雇は法的に複雑な問題であり、専門家の意見を聞くことで、最善の解決方法を見つけることができます。
円滑な解決が難しい場合は、早めに専門家に相談して、スムーズに対応を進めましょう。
飯田橋事務所も、退職勧奨や解雇に関するご相談を承っています。
④解雇を検討する
退職勧奨が受け入れられない場合、解雇を検討する可能性も考慮に入れましょう。
企業経営の観点から、必要な人員調整が不可避の場合もあります。
しかし、解雇を行う場合は、適切な手続きと理由が必要なため、最終的な選択肢として慎重に取り扱ってください。
退職勧奨を行うときの5つの注意点
退職勧奨を行う場合、5つの注意点があります。
- 長時間かつ何度も面談を行わない
- 大人数で面談を行わない
- 面談は必ず個室で行う
- 脅したり退職を迫らない
- 退職させるために仕事を干したり配置転換を行わない
ひとつずつ解説していきます。
①長時間かつ何度も面談を行わない
退職勧奨の面談は、短時間・少ない回数で行うことを心がけましょう。
長時間で繰り返しの面談は、従業員の心理的負担を増大させる恐れがあります。
30分の面談を多くても3回までに留めておきましょう。
②大人数で面談を行わない
面談は少人数で行いましょう。
大人数での面談は、従業員にとって威圧的に感じ、意見や疑問を聞くことが難しくなります。
できれば会社側は、担当者と記録係の合計2名で行うことが望ましいです。
③面談は必ず個室で行う
面談は必ず個室で行ってください。
他の従業員が見ている前で退職を促すことは、違法な退職勧奨であると判断されます。
また、外部からの視線や騒音を断つことで、従業員が安心して話すことができるので、面談は個室で行いましょう。
④脅したり退職を迫らない
従業員に対して圧力をかけたり、脅迫のような手法で退職を迫る行為は絶対にNGです。
脅迫的な手法や態度は、従業員との信頼関係を破壊し、法的トラブルの原因ともなり得ます。
退職勧奨を行う際は、接し方を誤らないように注意しましょう。
⑤退職させるために仕事を干したり配置転換を行わない
従業員の退職を促すために、不当な仕事の剥奪や配置転換を行ってはいけません。
そのような行為はパワハラと見なされ、会社の評価は下がり、法的リスクは上がってしまいます。
他の従業員との関係悪化も引き起こすので、不当な行為は避けるべきです。
【離職票の書き方】退職勧奨の場合、離職理由は会社都合退職となる
従業員が退職する際、会社は離職票を交付することがほとんどです。
その離職票の離職理由は、どのように記載すればいいのでしょうか。
結論から言うと、退職勧奨の場合は「会社都合退職」と記載します。
退職勧奨は、基本的には従業員の自主的な意思ではなく、会社の方針や状況によって促されるものです。
そのため、離職理由は会社都合として取り扱われます。
離職理由が会社都合か自己都合かによって、雇用保険の支給条件が変わってきます。
離職理由を書く際は、必ず従業員とも確認しましょう。
まとめ｜スムーズに退職勧奨を行うなら社労士に相談しよう
それでは最後に、本記事のおさらいをしましょう。
- 退職勧奨とは、会社側が従業員に対して退職を勧める行為
- 一方的に雇用契約を終了する解雇とは別になる
- メリットは法的リスクが少ないこと
- デメリットは同意がなければ退職させられないこと
- 退職勧奨に応じなかった場合は、再就職支援をする方法がある
- 退職勧奨を行う際は決して強要しないこと
この記事が、少しでも退職勧奨を行うときの一助となれば幸いです。
もし「トラブルなく退職勧奨をできる自信がない…」という場合は、飯田橋事務所に一度ご相談ください。
人事・労務管理の経験を積んだ社労士が、担当者のサポートや助言を行います。
いつでもお気軽にご相談ください。
