初めてでも大丈夫！産休・育休時に会社が行う手続き一覧を紹介

「従業員が育休を取ることになったけど、会社で行う必要な手続きが分からない」

「何の書類が必要なのか、いつまでに手続きすればいいのか教えてほしい」

人事労務担当者の方で、上記のような疑問を抱えていませんか？

産前産後休業（以下「産休」という）や育児休業（以下「育休」という）を、従業員が会社で初めて取得することになり、手続きが分からなくて戸惑っている担当者の方は多いと思います。

そこで、本記事では従業員から妊娠報告を受けてから、職場復帰するまでの必要な手続きをご紹介します。

産休・育休で会社側が行う手続き一覧

この章では、従業員が産休や育休を取ったときに、会社側が行う手続きをご紹介します。

従業員から妊娠報告を受けたとき

まずは、従業員から「妊娠した」と報告を受けたときの手続きを、4つご紹介します。

産休と育休を取るか確認する

従業員から妊娠報告を受けたら、まずは産休と育休を取るか確認しましょう。

取得を希望されない場合も、以下の内容をご確認ください。

また、休業する場合は「産前産後休業届」や「育児休業届」など、休業に必要な書類を従業員に提出してもらいましょう。

定期券未使用分の返金処理をする

続いて、従業員に通勤定期券などを支給している場合は、休業期間中の未使用分について、就業規則などに基づき返金処理を行います。

休業期間中に通勤手当が一律で支払われてしまうと、出産手当金などの支給額に影響を受ける可能性があります。

会社が不必要な費用を支払わないよう、忘れずに処理しましょう。

住民税の徴収方法を相談する

産休・育休期間中には、従業員に給与が支払われないため、従来のように給与から住民税を天引きすることができません。

そのため、産休に入る前に従業員と話し合い、住民税の徴収方法を決めておきましょう。

休業中の徴収方法としては、以下のような選択肢があります。

各給付金について説明する

社会保険の被保険者が妊娠、出産した場合は、次の給付金や助成を申請できます。

いずれも従業員と会社、どちらが手続きを行っても問題ありません。

各制度について説明し、後にトラブルにならないようどちらが手続きを行うか、話し合って決定しましょう。

従業員が産休に入ったとき

次は、従業員が産休に入ったときの対応です。

従業員が社会保険に加入している場合、産休中の健康保険および厚生年金保険料は、従業員と事業主どちらも免除されます。

免除手続きのために、会社が「産前産後休業取得者申出書」をご提出ください。

提出書類	健康保険・厚生年金保険 産前産後休業取得者申出書/変更（終了）届
提出先	事務センター、もしくは管轄の年金事務所 健康保険組合
提出期限	産休期間中（または産休終了日から起算して1ヶ月以内）

従業員から出産報告があったとき

続いて、従業員から出産が報告されたときの手続きです。

出産手当金の申請手続きをする

出産手当金は、健康保険の被保険者である従業員が、出産のため休業し、会社から給与がない場合に支給される給付金です。

提出書類	健康保険出産手当金支給申請書
提出先	全国健康保険協会（協会けんぽ）、または健康保険組合
提出期限	出産のため労務に服さなかった日ごとに、その翌日から2年以内

申請書には、医師や助産師の記入欄があるため、提出する前に従業員に渡す必要があります。

出産育児一時金の申請手続きをする

出産育児一時金は、健康保険加入者またはその扶養者が出産した際に、出産費用の負担を減らすために支給される制度です。

直接支払制度を利用しないときは手続きを行いましょう。

直接支払制度を利用した場合も、出産費用が出産育児一時金の額より少ない場合は、その差額を申請できます。

提出書類	健康保険出産育児一時金支給申請書
提出先	全国健康保険協会（協会けんぽ）、または健康保険組合
提出期限	出産翌日から2年以内

出産育児一時金支給申請書にも、医師などの記入欄があるため、一度従業員に渡してください。

健康保険への扶養追加の手続きをする

生まれた子どもは、その日から健康保険の被扶養者としての資格を得ます。

被扶養者として登録するためには、会社が手続きを行う必要があります。

提出書類	健康保険被扶養者（異動）届
提出先	事務センター、もしくは管轄の年金事務所 健康保険組合
提出期限	出産日から5日以内

産休中の社会保険料免除の変更手続きをする

従業員が出産予定日よりも前に出産した、もしくは後に出産した場合、会社は「産前産後休業取得者申出書/変更（終了）届」をご提出ください。

出産予定日に生まれた場合は、提出は不要です。

提出書類	健康保険・厚生年金保険 産前産後休業取得者申出書/変更（終了）届
提出先	事務センター、もしくは管轄の年金事務所 健康保険組合
提出期限	速やかに

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従業員が育休に入ったとき

従業員が育休に入ったときは、3つの手続きを行います。

社会保険料の免除手続きをする

産休中だけでなく育休中も、従業員と事業主双方の社会保険料が免除されます。

免除の申請は、会社が「育児休業等取得者申出書」を提出することで行われます。

提出書類	健康保険・厚生年金保険 育児休業等取得者申出書（新規・延長）/終了届
提出先	事務センター、もしくは管轄の年金事務所 健康保険組合
提出期限	育休期間中（または育休終了日から起算して1ヶ月以内）

詳しい手続きについては、こちらの記事をご覧ください。

育児休業給付金の申請手続きをする

育児休業給付金は、雇用保険に加入している従業員が育休を取る場合、一定の要件を満たせば申請できる給付金です。

会社側は、まず従業員が下記の要件を満たしているか確認して、申請手続きを行いましょう。

なお、給付金を受け取るには、ハローワークが定める申請期間に、必要書類を2ヶ月ごとに提出する必要があります。

提出書類（1回目）	雇用保険被保険者休業開始時賃金月額証明書 育児休業給付受給資格確認票・（初回）育児休業給付金支給申請書
提出書類（2回目以降）	育児休業給付金支給申請書
提出先	管轄のハローワーク
提出期限（1回目）	育休開始日から4ヶ月が経過する日が属する月末まで
提出期限（2回目以降）	管轄のハローワークが指定する申請期間

出生時育児休業給付金の申請手続きをする

従業員が産後パパ育休（出生時育児休業）を取得した場合は、出生時育児休業給付金を申請できます。

産後パパ育休とは、子どもが生まれて8週間以内に、4週間まで取得できる育児休業です。

通常の育休とは別に取得できます。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

提出書類	雇用保険被保険者休業開始時賃金月額証明書 育児休業給付受給資格確認票・出生時育児休業給付金支給申請書
提出先	管轄のハローワーク
提出期限	子の出生日から起算して、8週間を経過する日の翌日から2ヶ月を経過する日が属する月の末日まで

従業員から育休延長を希望されたとき

場合によっては、保育所に入れなかったという事情などで、従業員から育休延長を希望されることがあります。

その場合は、次の手続きを行ってください。

社会保険料免除の延長手続きをする

従業員の育休延長が決まった場合は、社会保険料免除の延長手続きを行います。

もし、手続きを行わないと免除が延長されないので、ご注意ください。

提出書類	健康保険・厚生年金保険 育児休業等取得者申出書（新規・延長）/終了届
提出先	事務センター、もしくは管轄の年金事務所 健康保険組合
提出期限	育休期間中（または育休終了日から起算して1ヶ月以内）

なお、育休が1歳から1歳6ヶ月、さらに1歳6ヶ月から2歳まで延長される際には、それぞれの段階で上記の申請が必要になります。

育児休業給付金の支給延長手続きをする

社会保険料免除だけではなく、育児休業給付金の支給延長の手続きも必要です。

提出書類	育児休業給付金支給申請書
提出先	管轄のハローワーク
提出期限	管轄のハローワークが指定する申請期間

育休の延長理由によって添付書類が異なるため、詳しくは管轄のハローワークにご確認ください。

従業員が職場に復帰するとき

最後に、従業員が育休を終えて、職場に復帰するときの手続きをご紹介します。

社会保険料免除の終了手続きをする

従業員が予定より早く育休から復帰する場合、社会保険料免除の手続きを終了させるため、下記の手続きが必要です。

育休が予定通り終了したなら、手続きは必要ありません。

提出書類	健康保険・厚生年金保険 育児休業等取得者申出書（新規・延長）/終了届
提出先	事務センター、もしくは管轄の年金事務所 健康保険組合
提出期限	育休終了日から起算して1ヶ月以内

標準報酬月額の変更手続きをする

育休終了後に、勤務時間の短縮などで、従業員の給与が休業前に比べて下がるケースがあります。

社会保険では、休業終了後の給与が従前の標準報酬月額と比べて下がった場合、標準報酬月額を修正する制度が設けられています。

給与の減少による、保険料の負担を軽減するためです。

しかし、厚生年金は特例制度がありますが、標準報酬月額を下げると、出産手当金や傷病手当金の額が低くなる可能性があります。

そのため、従業員にメリット・デメリットを説明したうえで、従業員の希望によって手続きを行いましょう。

提出書類	健康保険・厚生年金保険 育児休業等終了時報酬月額変更届
提出先	事務センター、もしくは管轄の年金事務所 健康保険組合
提出期限	速やかに

年金の給付額の変更手続きをする

給与が減少すると、その分社会保険料も低くなりますが、将来受け取る年金額にも影響します。

この状況を踏まえ、社会保険では、休業開始前の標準報酬月額で、将来の年金額を計算する特例制度も設けられています。

従業員の給与が減少した場合は、忘れずに手続きを行いましょう。

提出書類	厚生年金保険 養育期間標準報酬月額特例申出書
提出先	事務センター、もしくは管轄の年金事務所
提出期限	速やかに

まとめ

本記事では、従業員が産休や育休を取った場合、会社側で行う手続きをご紹介しました。

どの手続きも、従業員が安心して出産や育児を行うために必要なものです。

ぜひ、本記事の内容を参考にして、会社側の手続きを進めてください。