FEATURE
飯田橋事務所の特徴
創業４7年の実績
ノウハウ・想い
当事務所はこの４月(2024.4.1)に創業47年になりました。当事務所は、各種手続きの代行、給与計算、及び人事・労務管理に関する相談などを継続顧客650事業所から受託しています。
顧客事業所は、従業員1人2人から8,000人を超える事業所まで、首都圏を中心に全国に広がっています。
当事務所はこれまで、自らの事務所経営も含め沢山の経験、ノウハウを学び、蓄積してきました。そして、これまでの経験と最近の環境変化を踏まえ、創業の想い（経営理念）をかみしめ、「創業50年（2027.4.1）に向けた基本方針」を作成し、その具体化に取り組んでいます。
複数担当制など
組織的な顧客支援体制
当事務所の強みは、顧客支援力の高い職員による、専門性を活かした組織的な対応の仕組みです。「連絡が取れない」「回答が遅い」では、どんなに実績があり、専門知識が豊富でも、それでは顧客事業所の満足は得られません。
当事務所は、職員個人の力を組織の力に変え、安定した顧客支援を行うために、グループ制や複数担当制を確立しています。これらの仕組みは、当事務所で働く職員が安心して働ける職場環境を確保することも意図しています。
職員は5つのグループの何れかに所属し、グループ長の支援・指導のもと、顧客情報の共有、助け合いのもとで業務を遂行しています。
個々の顧客事業所の担当は、事務所が定めている「共同支援の心得」に基づき、主担当、サブ担当が協力・共同して顧客支援を行っています。
人事評価制度の構築・運用支援や労務監査などの依頼には、その分野に精通した職員が複数担当に加わり顧客対応を行っています。
顧客支援能力・専門能力の
高い職員が担当
私たちの仕事は、顧客事業所関係者との信頼関係がなにより大切です。信頼できるからこそ、相談しやすい、頼りやすい、と考えています。私たちは、じっくり話をお伺いし、悩みを共有して最善の解決策を導き出します。いつも気軽に相談できるパートナーであり続けたいと考えています。
顧客事業所を担当する職員は、社会保険労務士19名(2022.4.1現在)を中核に、得意分野、専門分野を持った顧客支援力の高い職員です。職員は、「顧客支援の心得」を指針に自学・研鑽の努力を続けています。
顧客支援業務のデジタル化
効率化を推進
採用、労働・社会保険の諸手続き、勤怠管理、給与計算、人事評価、ストレスチェックなど、最近、HRテクノロジー(HRテック)と呼ばれる人事労務管理を効率化するためのITシステムの利用が急速に進展しています。当事務所でも、顧客支援業務のデジタル化・効率化に取り組んでいます。
ChatworkとZoomの導入
オンライン対応に力を入れています。ちょっとした相談・連絡はChatworkで、込み入った相談や打ち合わせは顔を見ながらのZoomを利用しています。
クラウド労務管理システムの活用
オフィスステーション、マネーフォワード、などのクラウドシステムを基幹業務に活用しています。電子申請、顧客事業所とのデータのやりとりもクラウド上で可能となり、管理の負担も大幅に軽減されました。
勤怠管理システム「KING OF TIME」の導入
職員や担当者の作業効率向上と、顧客事業所支援の必要性を加味して、勤怠管理システム「KING OF TIME」を導入しました。自らの経験、体験を通して顧客事業所さまのご支援を可能にしていきます。
スマホを利用した迅速な対応
事業所を担当する職員全てに業務用スマホを貸与しています。それにより顧客事業所との連絡がとりやすくなりました。スマホによるChatworkやZoomの使用で、顧客事業所とのコミュニケーションが迅速、かつ便利になりました。
テレワークの実施
新型コロナウイルスの感染拡大に対応し、当事務所でもテレワークを導入しました。ITツールの導入・活用で、このような非常時でも顧客支援を止めることなく、円滑に業務を行うことができました。
セキュリティ
管理体制の高さ
私たちは、顧客事業所の機密情報、個人情報を大量にお預かりして業務を行っています。それだけに、事務所のセキュリティー管理体制の強化には特に注意を払っています。
プライバシーマークの取得
日本工業規格「JISＱ15001個人情報保護マネジメントシステム要求事項」に適合した管理体制を整備している事業者等に認められる「プライバシーマーク」を取得しています。また、「プライバシーマーク」のみならず、自主的により高い保護レベルの個人情報マネジメントを確立し、運用しています。
入退出管理システムの導入
当事務所出入り口にはＩＣカードキーを導入しています。職員以外の者の入退出を制限しており、来客者については入退出状況を逐次記録することにより、事務所の機密性を確保しています。また、24時間体制の機械警備システムを導入しています。
個人情報の社外持出管理の徹底
個人情報、機密情報の不正な持ち出し防止のため、リムーバブルディスク等への書き込み及び持ち出しを厳しく規制しています。セキュリティ管理者による書き込み制限管理を徹底することにより、不当な情報の持ち出しを防止しています。
オンラインストレージを利用したデータの保全
プライバシーマークの基準に沿ってセキュリティを満たしたオンラインストレージを選定し、IPアドレス制限をかけて顧客事業所からお預かりしている個人情報、機密情報を保護するとともに、災害などによる障害発生時のデータ保全に万全を期しています。
ＰＣのセキュリティ強化
モバイルデバイス管理システムの「ビジネス・コンシェルデバイスマネジメント」により、各PCの設定値や操作ログを一括収集・管理しています。万一の紛失時に遠隔ロック・ワイプ可能な体制としています。
紙媒体の削減による情報漏洩の抑制
紙媒体への情報出力を可能な限り削減し、電子データ化を推進しています。また、電子申請にも積極的に取り組み、紙媒体特有の放置、紛失、持ち出し等による情報漏洩リスクを削減しています。
セキュリティの高い連絡ツールの採用
株式会社名南経営ソリューションズが提供する、MyKomonの電子会議室機能にて、セキュアな環境で個人情報の受け渡しを実施しています。
内部監査・教育等の徹底
個人情報保護の観点から、個人情報管理責任者や教育責任者等による個人情報の取り扱いや保管状況等の確認、及び当事務所職員への教育、個人情報監査責任者による監査を定期的に行っています。
セミナーや個別相談会の開催
職員ブログ
「働き方改革」のなかで、事業所関係者の人事労務の悩みが深刻になっています。当事務所はこれら課題に対応するために、
①無料個別相談会(年間30回程度)
②無料セミナー（年3回以上）
③事務所ニュースの毎月発行(1種類)
④職員によるブログ(月2本以上)など様々なサービスの提供を継続しています。
社会の動向を背景に様々な法律が改正されます。改正された法律の内容やそれが自社にどのような影響を与えるのか、企業はタイムリーに把握して、法令違反のないように対応しなければなりません。当事務所では、法律の解釈や企業への影響など、人事担当者さまのご質問にお答えするととともに、勉強会の開催、法改正に合わせた就業規則や労使協定の改定・作成など、様々な面からサポートさせていただきます。
