「人事面談を担当することになった」
「詳しい進め方や質問例などを教えてほしい」
人事担当者の方で、このような悩みを抱えていませんか？
人事面談は、上司または人事担当者（以下から担当者）と個別に行う社内面談です。
主に人事評価、キャリアの目標設定などのために行われます。
定期的に行われることが多い面談なので、担当者の方は詳しい進め方や注意事項などを、しっかりと把握しておかなければいけません。
そこで、本記事では次の内容を解説します。
- 人事面談とは
- 人事面談の進め方
- 人事面談を行うときの注意点
- 人事面談で使われる質問
初めて人事面談を行うという担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
人事面談とは
人事面談は、上司や担当者が社員と対面などで行う面談です。
人事評価の伝達や目標達成のための課題解決、進捗状況の確認、キャリアプランの確認などを目的として、定期的に実施されます。
人事面談には5つの種類があります。
目標設定面談
目標設定面談は、担当者が社員と一緒に将来の業務目標を設定し、それを達成するための具体的な方法を話し合う人事面談です。
この面談を通じて、社員は自身の仕事の目的と方向性が明確になり、その達成に向けた具体的な計画を立てることができます。
中間面談
中間面談は、目標設定から評価期間の中間地点で行われる人事面談です。
長期にわたる評価期間の中で、社員は目標に対する焦点を失ったり、進捗に困難を感じることがあります。
そこで、中間面談を行うことで、これらの問題を早期に発見し、目標を修正することができます。
フィードバック面談
フィードバック面談は、担当者が社員に対して人事評価の結果などをフィードバックし、今後の成長のための指導を行うための人事面談です。
具体的なフィードバックを受けることで、社員は自身の成長と改善点を明確に理解して、今後の仕事に活かすことができます。
1on1面談
1on1面談は、担当者と社員が1対1で定期的に行う人事面談です。
この面談の目的は、社員の仕事の進捗、目標の達成状況、直面している課題を確認し、必要なアドバイスやサポートを提供することです。
密なコミュニケーションを通じて、社員のモチベーションを維持し、仕事の効率と満足度を高めることができます。
キャリア面談
キャリア面談は、社員の中長期的なキャリア形成について話し合う人事面談です。
社員の興味や能力、価値観などをしっかりと把握した上で、一緒にキャリアプランを考えてアドバイスを提供します。
この面談により、社員はキャリア形成に向けて効率的に動くことができ、会社も適切な人事配置を行うことができます。
人事面談の効果的な進め方
人事面談は、以下のような流れで進めると効果的です。
人事面談では、しばしば重要なフィードバックの交換や、目標達成の評価が行われるため、社員は緊張しやすいです。
この緊張を解消するために、面談を始める際には軽い雑談から入りましょう。
これにより、社員は緊張が和らいで、リラックスして本音を話しやすくなります。
リラックスした雰囲気を作れたら、人事面談の目的を伝えて、社員の自己評価を聞きます。
自己評価の内容は、どの業務に自信を持っているか、どの分野で不安を感じているかなどです。
担当者は、その評価を基にして、社員の強みを活かし不安な点を改善するための、具体的なサポートを提供することができます。
社員の自己評価を確認したら、担当者からの評価を伝えます。
評価の伝え方は、社員のモチベーションと成長に大きく影響します。
社員の心情を考慮しながら、正直かつ慎重に伝えるようにしましょう。
評価を伝えたら、なぜそういった評価になったのか詳しく説明しましょう。
評価理由がはっきりしていないと、社員は納得せず、不信感を持ってしまう恐れがあります。
そのため、担当者は具体的な理由と改善策を伝えて、成長に繋がる前向きな行動を促すことが大切です。
続いて、社員の今後の目標について話し合います。
目標設定は、社員の自己評価と担当者のフィードバックを基にして行うことが重要です。
これにより、実現可能で具体的な目標が設定され、社員がその目標に向かって、効果的に取り組むことができます。
最後に、社員が将来的にどのようなキャリアを築きたいのか、聞き取りを行います。
希望するキャリアパスに沿った業務やプロジェクトに携わることができれば、社員はよりモチベーション高く、仕事に取り組むことができます。
業務の効率化や離職率の低減にも効果的です。
人事面談が終了したら、担当者は社員の回答をしっかりと分析しましょう。
回答を分析することで、社員一人ひとりに合わせた目標を設定し、個々の能力を最大限引き出すための、サポート策を立てられるからです。
社員の成長のために、分析は忘れずに行ってください。
関連記事はこちら👇
人事面談を行うときの注意点
有意義な面談にするために、担当者は次のポイントに注意しましょう。
聞き手になることを意識する
人事面談では、担当者は聞き手に回ることが大切です。
社員の話を多く聞くことで、社員は自身の意見が尊重されていると感じ、会社に対する信頼感が高まります。
逆に、担当者が一方的に話しすぎると、社員は意見を述べる機会が減り、不満が溜まることがあります。
価値観を押しつけない
人事面談の目的の1つは、社員の業務成績や行動を評価することです。
しかし、その評価に担当者の価値観や感情を反映させてしまうことがあります。
価値観を押しつけてしまうと、評価が主観的になりがちです。
そのため、担当者は客観的な事実に基づいて評価を行うことを、十分に意識しましょう。
また、社員に自らの問題点を自発的に気付かせるようにすると、社員は改善に向けて積極的に取り組むことができます。
他の社員と比較しない
各社員は異なる能力、責任、状況のもとで働いています。
他の社員と比較すると、公正な評価を妨げ、社員が不公平に扱われていると感じてしまいます。
公平性を保つためにも、個人の成果に焦点を当てて評価しましょう。
そうすることで、すべての社員が自分のペースで成長し、各自の目標に向かって努力する環境を作ることができます。
「はい」「いいえ」で答えられる質問は避ける
人事面談では、「はい」「いいえ」で答えられる質問はできるだけ避けましょう。
この2択で答えられる質問では、社員の考えや感情を深く引き出すことが困難だからです。
代わりに「次はどんなプロジェクトに挑戦したいですか？」「なぜそう思いましたか？」といった拡大質問を活用すると、社員の考えを掘り下げることができます。
プライベートに関する質問も避ける
社員のプライベートに関する質問も、必要最低限に留めましょう。
家庭の事情や休日の過ごし方などの質問は、相手によってはプライバシーの侵害と感じられることがあります。
また、趣味が似ているなどの共通点を探す試みも、場合によっては圧迫面談と受け取られかねません。
プライベートな質問は控えて、仕事に関する質問に集中することで、社員との信頼関係を築きやすくなります。
人事面談の質問例
ここからは、人事面談の種類ごとに質問例をご紹介します。
- 今期の目標はなんですか？
- なぜその目標を設定したんですか？
- 目標を達成するために必要なことはなんですか？
- 目標達成に向けて直面するかもしれない問題はありますか？その解決策についても教えてください
- 目標達成の進捗をどのように管理し、どれくらいの頻度で見直しますか？
- 目標達成のためにチームメンバーや関係者とどのように協力しますか？
- 目標を達成した後、どのような成果を期待していますか？
- 現在のプロジェクトの進捗状況はどうですか？
- 直面している課題や障害はありますか？それらの具体的な解決策はありますか？
- チームメンバーや関係者とのやり取りは円滑に進んでいますか？
- 目標に対する優先順位や時間配分に変更はありますか？変更がある場合、その理由も教えてください
- 現在の目標達成度をどのように自己評価していますか？
- 目標に向けてのモチベーションをどのように保っていますか？
- この目標を達成した後、次に設定する目標はなんですか？
- 現在の目標に対してどのような成果を達成しましたか？
- 目標達成のためにどのような方法を取り入れましたか？
- 成果が得られた、または得られなかった理由はなんですか？
- 自己改善が必要だと感じる点や今後の課題はなんですか？
- 自己評価と担当者の評価はどのくらい一致していますか？
- 担当者からの評価についてどう思いますか？
- 今後身に付けたいスキルや能力はなんですか？
- 最近、どんなニュースが気になっていますか？
- 最近、体調に変化はありませんか？
- どんなときにストレスを感じますか？
- 社内で改善してほしいことはなんですか？
- 最近の業務で成長したと思うことはなんですか？
- 今の自分を評価するならどれくらいですか？
- 業務に対するモチベーションについてどう感じていますか？
- 将来、どのようなキャリアを形成したいと考えていますか？
- そのキャリアを実現するためには、どのようなステップが必要だと思いますか？
- 将来、社内ではどのポジションに就きたいと考えていますか？
- 仕事の難易度や量についてどのように感じていますか？
- 仕事をする際に重視していることはなんですか？
- どんな仕事に興味がありますか？
- 今よりも大きな責任を負うことに対して、どのように考えますか？
まとめ
人事面談は、社員の成長に繋げるために行う大切な面談です。
誤った方法だと、かえって社員の成長を妨げてしまう恐れがあるため、担当者の方は、ぜひ本記事の内容を参考にして行ってください。
