個人情報保護方針
制定：平成17年10月1日
最終改訂：令和4年8月1日
最終確認：令和4年8月1日
社会保険労務士法人 飯田橋事務所
代表者 鈴木幹男
平成17年4月1日に個人情報保護法が施行されました。当事務所業務は多くの個人情報を取り扱います。日々の事務所業務で、インターネットの利用が一段と高まり、関係行政機関への届け出書類も電子申請の時代が始まっています。個人情報の管理にかかるリスクは格段に増大しています。
このような状況の中で当事務所は、個人情報を確実に保護するために以下の基本方針を掲げて、安全管理のルールづくり、運用体制づくり、職員の教育・研修活動等を継続的に行い、関係する皆さまの信頼にお応えしたいと考えております。
- 当事務所は社会保険労務士関連業務を目的展開しており、委託先様からの個人情報及び職員の個人情報について目的利用を明確に定め、適切に取得、利用及び提供致します。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 事務所業務に従事するすべての職員は、個人情報保護法及びその他の規範、国が定める指針を遵守し、個人情報を正確かつ安全に取り扱うことにより、当事務所に業務を委託する関係者様の情報を守り、その信頼に応えます。
- 個人情報マネジメントシステムは、適切な個人情報の取得及び利用の基準とこれを運用する規定とし、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などが起こらないようにするための行動規範、ルールを定め、防止並びに是正に努めます。
- 基本方針を具体化するため、全事務所的な組織体制により個人情報保護を実施・運用し、業務に従事する全ての職員は、個人情報保護法及びその他の規範、国が定める指針を遵守します。
- 個人情報保護管理者を選任し、個人情報マネジメントシステム（PMS）の実施、及び運用に関する責任及び権限を与え、これを継続的に改善していきます。
- 当事務所は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、利用目的の通知・開示・訂正・追加又は削除・利用停止・消去及び第三者提供の停止を求められたときは、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じます。尚、委託事業所さまの従業員から直接利用目的の通知・開示・訂正・追加又は削除・利用停止・消去及び第三者提供の停止の請求があった場合は、委託事業所の事業主様を経由して回答します。
- 当事務所は、個人情報が事務所外に流出する、不当に改ざんされるなどといったトラブルを引き起こさないように事務所規定を整備し、安全対策を実施します。
- 個人情報保護に関する苦情及び相談は、顧客相談窓口において速やかに対応させていただきます。
社会保険労務士法人 飯田橋事務所
個人情報保護管理者 島田 光英
〒102-0072東京都千代田区飯田橋3-2-2
飯田橋3丁目ビル5F
TEL 03-5213-9123 / FAX 03-5213-9124
個人情報の取り扱いについて
1.事業者の氏名または名称
社会保険労務士法人飯田橋事務所
代表者 鈴木 幹男
東京都千代田区飯田橋3-2-2 飯田橋3丁目ビル5F
2.個人情報保護管理者（個人情報お問い合せ窓口を兼務）
島田 光英 連絡先 TEL 03-5213-9123
3.個人情報の利用目的
当事務所における個人情報の利用目的は、以下の通りです。取得した個人情報を、利用目的の範囲を超えて使用することはありません。又、以下の利用目的以外で個人情報を取得する場合には、あらかじめその利用目的を明示いたします。
①顧問先企業のご担当者個人情報_※
社会保険事務及び給与計算その他社会保険労務士法に定められた業務及びそれに関連する業務遂行又は、関連情報の提供のため
②顧問先企業から提供された従業員個人情報
社会保険事務及び給与計算その他社会保険労務士法に定められた業務及びそれに関連する業務遂行のため
③メルマガ、セミナーの開催案内希望者の個人情報_※
メルマガ配信、セミナー開催案内のため
④来社やお電話で当事務所へ直接お問い合わせいただいた方の個人情報_※
お問い合わせ対応のため
⑤ホームページWeb入力フォームから取得するお問い合わせ者情報_※
お問い合わせ対応のため
⑥採用応募者の個人情報_※
採用活動に付随する各種連絡（電話/メール/郵送）、採用判断の参考資料、採用応募者の管理及び本人確認、その他、各目的に付随する事項
⑦取引先関係者の個人情報_※
契約内容の履行のため
⑧職員（退職した職員含む）の個人情報_※
入社時における採用管理、日常における人事労務管理、開示等の請求対応（詳細は入社時にお渡しする「職員の個人情報の取り扱いについて」を参照してください。）
4.全ての保有個人データの利用目的について
「3.個人情報利用目的」のうち、（※が記載されているもの）をご参照ください。
5.個人情報の第三者提供について
当事務所は、本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。
6.個人情報の委託について
当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱い業務の一部又は全部を外部委託する場合があります。
7.保有個人データの開示等のご請求および問い合わせ窓口について
｢3．個人情報の利用目的｣に特定される個人情報の内、※が記載されている当事務所の保有個人データについては、ご本人からの求めにより利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加又は削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止（以下「開示等」という）、並びに第三者提供記録の開示に応じます。開示等をご請求の方は、本ホームページの｢お問い合わせ｣フォームからご連絡ください。ご請求手続きの内容をご案内申し上げます。尚、開示等が利用目的の通知又は開示の請求の場合につきましては、１回のご請求につき1,000円を徴収させていただきます。
8.個人情報のご提供にあたっての注意事項
当事務所への個人情報のご提供は、ご本人様の任意となります。
ただし、当事務所がご提供を依頼する個人情報をご提供いただけない場合及び内容に誤り等がありますと、当事務所から適切なサービスのご提供ならびにご本人様からの各種お問合せにお応え出来ない場合がございますのでご注意ください。
9.本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得（HPのみ）
本ホームページでは、クッキー等を用いるなどして、ご本人様が容易に知覚できない方法によって個人情報を取得することは行なっておりません。
10.個人情報の保護及び安全管理措置について
- 当事務所は、お預かりした個人データを利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保
つよう努め、不正なアクセス、改ざん、漏えいなどから守るべく、現時点での技術
水準に合わせた必要かつ適切な安全管理措置を講じます。 - この安全管理措置には、個人データの取扱いに係る社内規程の整備や定期的な見直し、定期的な個人データの取扱い状況の棚卸などの組織的な体制整備、社員等に対する定期的な教育研修、物理的な安全管理措置の実施(入退室管理、端末管理等)、通信の暗号化、厳格なアクセス制御、情報システムに対する脆弱性点検、などが含まれます。
- 当事務所は、積極的に個人データの安全管理のセキュリティ向上の為、基本方針を適宜見直し、継続的改善を進めてまいります。
- 当事務所は、個人データの安全管理について、法をはじめ個人情報保護に関する諸法令、管轄省庁等策定のガイドライン等を遵守します。
特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針
制定：平成27年11月1日
社会保険労務士法人飯田橋事務所および労働管理協会は（以下、｢当事務所等｣という）は、社会保険労務士および労働保険事務組合として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等、並びに当事務所等の職員その他従業者の特定個人情報の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当法人等とし取り組む基本方針を定めます。なお、この基本方針は先に定めています個人情報保護方針と併せて取り組んでいきます。
- 特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について
当事務所等は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。
- 安全管理措置について
当事務所等は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。
特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。
- 関係法令・ガイドライン等の遵守について
当事務所等は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）、社労士版のためのマイナンバーハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。
- 特定個人情報等に関する問合せ窓口
本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所等における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。
本方針は、当事務所等の全職員及びその他従業者に周知、徹底するとともに、当法人等外に対しても公表いたします。また、全職員及びその他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。
当事務所等で取り扱う事務の範囲および利用目的
当事務所等が、従業者又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約書に基づく特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
| 1.当事務所等の職員に係る個人番号関係事務 | ①雇用保険届出事務※ ②健康保険・厚生年金保険届出事務※ ③給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務 |
| 2.第三者（当事務所等職員の被扶養者を含む）に係る個人番号関係事務 | ①報酬・料金等の支払調書作成事務 ②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務 ③国民年金第3号被保険者届出事務 ④不動産の使用料等の支払調書作成事務 ⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務 |
| 3.委託契約に基づく個人番号関係事務 | ①雇用保険届出事務※ ②健康保険・厚生年金保届出事務※ ③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務 ④賃金計算事務等 |
上記1～3に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む）
※1.①②、3.①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。
社会保険労務士法人飯田橋事務所
代表社員 鈴木 幹男
労働管理協会（労働保険事務組合）
理事長 鈴木 幹男
当事務所特定個人情報お問合せ窓口
特定個人情報管理責任者 田辺 初枝
